У звіті BAS бачите одну суму, а після вивантаження в Excel — іншу. Це ще не пояснює, де виникла розбіжність. Файл міг містити інший набір рядків, прихований фільтром фрагмент або кілька рівнів підсумків. Навчальний центр «Стимул» пропонує просту перевірку: спочатку встановити, які дані порівнюємо, потім відтворити контрольну суму й лише після цього шукати причину в облікових записах. Однакова назва звіту не гарантує однакового результату.
Почніть із параметрів: періоду, організації, валюти та конкретного показника. Не порівнюйте оборот із кінцевим залишком чи суму в гривнях із кількістю товару. Запишіть також відбори за рахунком, контрагентом і договором. Якщо звіт уже змінився після вивантаження, спершу сформуйте обидва результати за однаковими умовами. Для навчальної перевірки зручно зберегти початковий файл окремо та працювати з копією, щоб не втратити точку порівняння.
Умовний приклад містить п’ять детальних рядків одного показника, без проміжних підсумків. За договором А записано 1 200, 800 і 400 грн; за договором Б — 700 і 300 грн. Отже, А дає 2 400 грн, Б — 1 000 грн, разом — 3 400 грн. Якщо у звіті залишено лише А, порівнювати його 2 400 грн із загальними 3 400 грн некоректно: відрізняється склад даних.
Тепер перевірте таблицю: чи всі п’ять рядків потрапили до файлу, чи немає прихованого відбору, повтору рядка або доданого загального підсумку. Очищення фільтра допомагає побачити повний набір, але саме по собі не перевіряє правильність записів. Для окремої контрольної суми за договором можна використати підсумовування за умовою. Важливо зіставляти назву договору та суму того самого рядка, а не сусідні діапазони різної довжини.
Завершіть перевірку коротким висновком: який набір рядків порівнювали, яка контрольна сума вийшла та чим пояснюється різниця. Якщо після вирівнювання умов вона збереглася, перейдіть до конкретних операцій і документів у BAS. Не змінюйте облік лише для того, щоб він збігся з таблицею. Нижче — три матеріали для послідовного читання: структура звіту, видимість рядків і контрольна сума.
